TIETOSUOJASELOSTE

Mielen Mosaiikki

mielenterveys- ja hyvinvointipalvelut
Päivitetty: 15.6.2025

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Mielen Mosaiikki / Maija-Liisa Rautio
Y-tunnus: 3529841-7

Sähköposti: maija-liisa@mielenmosaiikki.fi

Verkkosivut: www.mielenmosaiikki.fi

2. Rekisterin nimi

Mielen Mosaiikin asiakastietorekisteri.

Mielen Mosaiikki noudattaa toiminnassaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), Suomen kansallista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä ja terveyspalvelualaan liittyvää sääntelyä.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Mielenterveys- ja hyvinvointipalveluiden tarjoaminen ja toteuttaminen

• Ajanvaraus, asiakasviestintä ja asiakassuhteen hoito

• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esim. kirjanpito, potilasasiakirjalaki)

• Asiakasturvallisuuden varmistaminen

Oikeusperuste:

• Suostumus (yhteydenottolomake)

• Sopimus (palveluiden toteuttaminen sovituilla ajanvarauksilla)

• Lainsäädännön velvoitteet (potilasasiakirjojen säilytys Kanta-arkisto)

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:

• Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite)

• Ajanvaraus- ja maksutiedot

• Hoitoon ja hyvinvointiin liittyvät tiedot (esim. esitiedot, asiakaskäyntien kirjaukset)

• Mahdollinen yhteydenottohistoriaRekisteriä pidetään Ajas-potilastietojärjestelmän kautta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

• Asiakkaan itse antamat tiedot (esimerkiksi ajanvarauksen tai yhteydenoton yhteydessä)

• Asiakastapaamisten yhteydessä kerätyt tiedot

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan erillistä suostumusta, ellei lainsäädäntö velvoita (esim. viranomaispyynnöt).
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Tietojen suojaus ja säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään huolellisesti suojatuissa järjestelmissä. Ajanvarauksiin, asiakastietojen hallintaan ja käyntikirjausten tallentamiseen käytetään Ajas-potilastietojärjestelmää, joka on integroitu Kantaan. Kirjauksissa huomioidaan säädökset, mutta myös keskustelun luottamuksellisuus. Maksuttomia tutustumiskäyntejä ei tallenneta Kantaan.

Etävastaanotto toteutetaan Teams-yhteydellä (Microsoft 365 - Business Basic). Teamsia ei käytetä tietojen tallentamiseen.

• Paperisia asiakirjoja ei tuoteta sisältäen tunnistettavia henkilötietoja. Käynnin aikana voi syntyä muistiinpanoja, jotka hävitetään tietoturvallisesti sähköisen kirjauksen tallennuksen jälkeen. Muistiinpanoja säilyteään lukitussa tilassa ennen niiden siirtämistä sähköiseen muotoon.

• Sähköiset tiedot säilytetään salasanoin ja kaksivaiheisella tunnistautumisella suojatuissa järjestelmissä.

• Asiakirjoihin sisältyvät tiedot ja vastaanotoilla käsitellyt asiat ovat salassa pidettäviä. Salassapitovelvollisuus säilyy myös kontaktin päättymisen jälkeen.

Käyntikirjaukset tallentuvat Kanta-arkistoon.
Muita asiakastietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen palveluiden toteuttamista tai lakisääteisiä velvoitteita varten.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Tarkastaa itseään koskevat tiedot

• Pyytää tietojen oikaisua, rajoittamista tai poistamista (siltä osin kuin se ei ole ristiriidassa lakisääteisten velvoitteiden kanssa)

• Vastustaa tietojen käsittelyä

• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Tietopyynnöt voi lähettää kirjallisesti sähköpostilla tai postitse. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.

9. Evästeet ja verkkosivusto

Mielen Mosaiikilla on verkkosivusto:
Verkkosivuilla voidaan käyttää evästeitä sivuston toimivuuden parantamiseksi. Evästeiden avulla ei kerätä tunnistettavia henkilötietoja ilman käyttäjän suostumusta.